Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 30 september 2026

Nomy is een slimme assistent voor de Belgische KMO. Om dat te doen, verwerken we gegevens — die van jou als gebruiker en die van je klanten. Hieronder leggen we in gewone taal uit wélke gegevens, waaróm, met wie we ze delen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt. Dit beleid volgt de Europese privacywetgeving (de GDPR/AVG).

1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?

Nomy is een product van Chirripo, met maatschappelijke zetel te Dirkputstraat 178, 2850 Boom, België, ondernemingsnummer BE 1023.554.193. Wij zijn de "verwerkingsverantwoordelijke" voor de gegevens die via Nomy verwerkt worden.

Vragen over privacy of je gegevens? Contacteer ons via bart@nomy.be.

2. Welke gegevens verwerken we?

a. Gegevens van jou als gebruiker

• Je account: naam, e-mailadres, telefoonnummer, wachtwoord (versleuteld), je rol in de werkruimte.
• Je bedrijfsgegevens: bedrijfsnaam, btw-nummer, adres, logo, algemene voorwaarden, bankrekening.
• Gebruiksgegevens: wat je in de app doet (welke beslissingen je goedkeurt), welke schermen je opent en of je dat op een gsm of computer doet, zodat we een controlespoor kunnen tonen en de dienst kunnen verbeteren. We bewaren daarbij enkel het soort scherm en toestel — nooit wat je precies bekeek of intikte; deze schermgegevens verwijderen we na een jaar. Sinds september 2026 meten we daarbij ook hoe lang een scherm of een handeling duurde, zodat we merken wanneer de app trager wordt; die tijdmetingen hangen aan je werkruimte (niet aan jou persoonlijk) en verwijderen we na 30 dagen.
• Spraak: als je de app inspreekt, sturen we die audio door om ze om te zetten naar tekst (zie de verwerkers hieronder).
• Aanmeldgegevens van koppelingen die jij zelf legt: koppel je je mailbox of een groothandel, dan bewaren we die toegang versleuteld. Bij APOK gaat het om je myAPOK-login (e-mailadres én wachtwoord), omdat APOK geen aparte sleutel per klant aanbiedt en dat wachtwoord bij elke opzoeking mee moet. We gebruiken die gegevens enkel om artikelen en prijzen bij die groothandel op te vragen, en wissen ze zodra je de koppeling verwijdert.

b. Gegevens van je klanten (die jij invoert)

Om offertes, facturen, planning en opvolging voor je te maken, verwerken we de gegevens van je klanten en leveranciers die jij (of de assistent op jouw vraag) invoert: naam, contactgegevens (ook van de contactpersonen die je bij een klant noteert, zoals een werfleider of de boekhouding: naam, functie, e-mail en telefoon), btw-nummer, het klantnummer dat jij die klant zelf geeft, adres, offertes, facturen, betalingen, afspraken, gespreksverslagen en zachte notities. Ondertekent je klant een werkbon of offerte digitaal, dan bewaren we ook dat bewijs: de naam van de ondertekenaar, de getekende handtekening (als afbeelding), het tijdstip, het IP-adres/toestel en een bevroren kopie van wat er ondertekend werd — zodat jij later kan aantonen wat er is afgesproken. Wijst je klant een offerte af, dan bewaren we het tijdstip en — als hij die zelf invult — de reden die hij daarbij opgeeft, zodat jij weet waarom de opdracht niet doorging. Voor die gegevens ben jij de verwerkingsverantwoordelijke; wij verwerken ze in jouw opdracht (wij zijn "verwerker"). Zie ook onze verwerkersafspraken (§8).

Leg je een werfbezoek vast, dan bewaren we ook de werffoto's die je tijdens dat bezoek neemt en de tekst van je ingesproken notities (de audio zelf wordt na het omzetten naar tekst niet bewaard). Ook aan een gewoon gespreksverslag kan je nadien foto's toevoegen, en aan een werkbon kan je ploeg na de klus foto's van het uitgevoerde werk hangen; die bewaren we op dezelfde manier. Werkbon-foto's blijven intern: ze staan niet op het blad dat je klant ondertekent en gaan niet mee als bijlage bij zijn factuur. De foto's staan in onze databank in de EU en zijn enkel zichtbaar voor aangemelde gebruikers van jouw werkruimte — nooit publiek. Let er zelf op dat je geen personen fotografeert die daar niet van weten.

Neem je een gesprek op (de functie "Gesprek opnemen" — een gesprek aan tafel met een klant, een architect of een leverancier), dan bewaren we de uitgeschreven tekst van dat gesprek en het verslag dat de assistent eruit maakt, samen met de datum en — als je aangeeft dat je het gemeld hebt — het tijdstip van die melding. De opname zelf wordt nooit bewaard: elk stuk geluid wordt omgezet naar tekst (zie de verwerkers hieronder) en daarna weggegooid, ook bij ons. Je kan een opname op elk moment weggooien, en een afgewerkt verslag op elk moment wissen; de tekst (en de foto's bij dat verslag) verdwijnen dan echt. Opnemen van een gesprek waaraan je zelf deelneemt is in België toegestaan, maar jij bent ervoor verantwoordelijk dat je de andere aanwezigen vooraf verwittigt — Nomy zet die zin voor je klaar en vraagt je te bevestigen dat je ze gezegd hebt.

Breng je via het referral-programma ("Breng een klant aan") een kennis aan, dan bewaren we de gegevens die jij over die persoon doorgeeft (naam, eventueel e-mailadres en telefoonnummer, je notitie) — uitsluitend zodat het Nomy-team die persoon kan contacteren over Nomy en om jouw beloning op te volgen. Voor die gegevens zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke. Vraagt de aangebrachte persoon ons om zijn gegevens te wissen, dan doen we dat.

c. Gekoppelde mailbox of agenda (optioneel)

Koppel je zelf je mailbox of agenda, dan hangt het van de koppeling af wat we mogen. Bij Gmail vragen we enkel het recht om te versturen: we lezen die mailbox niet. Bij Microsoft/Outlook vragen we daarnaast leesrecht, en dan lezen we berichten alleen om ze aan de juiste klant te linken. Die koppeling hoort bij jou persoonlijk — een collega in dezelfde werkruimte ziet jouw mailbox of agenda nooit. Je kan de koppeling op elk moment weer verbreken.

Zet je zelf de optie "Offertes doorsturen naar Nomy" aan (standaard staat die uit), dan leest onze AI-assistent ook de PDF-bijlage van e-mails waarvan het onderwerp op een offerte wijst, enkel om er in jouw werkruimte een projectvoorstel van te maken dat jij eerst goedkeurt. Die documenten worden — net als al je andere gegevens — nooit gebruikt om AI-modellen te trainen.

d. Als je een probleem meldt

Klik je in de app op Probleem melden, dan bewaren we wat je schrijft, het scherm waarop je stond, wie de melding maakte en bij welke werkruimte — en een schermafbeelding die de app op dat moment automatisch van je scherm maakt, of een foto die je er zelf aan toevoegt. Houd daar rekening mee: op zo'n beeld staat alles wat op dat ogenblik op je scherm stond, dus mogelijk ook gegevens van je klanten.

Wat er daarna met die melding gebeurt: ze komt op de meldingenpagina van je werkruimte (zichtbaar voor de zaakvoerder), ze gaat naar het Nomy-team — in ons beheerscherm en per e-mail, met het beeld als bijlage — en ze wordt een taakje bij GitHub, waar we onze code en ons werk beheren. Dat taakje draagt je tekst, je naam en je bedrijfsnaam, maar nooit de schermafbeelding. Een AI-hulp van Anthropic (Claude) helpt ons de melding onderzoeken en oplossen: die krijgt je tekst en — sinds september 2026 — een beveiligde link naar dat ene beeld. Die link opent enkel die ene schermafbeelding en vervalt na 45 dagen. Ook hier geldt wat in §6 staat: je gegevens worden nooit gebruikt om AI-modellen te trainen.

Een melding en haar schermafbeelding blijven bewaard zolang je werkruimte bestaat (§7). Wil je een melding of het beeld erbij laten verwijderen, vraag het ons en we doen dat (§9).

3. Waarom verwerken we die gegevens (en op welke grond)?

4. Waar staan je gegevens?

Alle bedrijfsgegevens staan opgeslagen in een databank binnen de Europese Unie (Frankfurt, Duitsland). Sommige van onze technische hulpdiensten (zie §5) draaien buiten de EU; in dat geval zorgen we voor de wettelijk vereiste waarborgen (zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie).

5. Met wie delen we gegevens? (onze verwerkers)

We verkopen je gegevens nooit. We schakelen wel een beperkt aantal betrouwbare technische leveranciers in om de dienst te laten werken. Elk van hen mag de gegevens enkel gebruiken om zijn taak voor ons uit te voeren:

Eén geval apart, voor de volledigheid: kies je artikelen uit de catalogus van je groothandel, dan toont Nomy waar mogelijk de productfoto's van die groothandel. Die foto's laadt je browser rechtstreeks van de servers van de groothandel (wij bewaren enkel het adres van de foto, nooit het beeld zelf). Zoals bij elke afbeelding op het internet ziet die groothandel daarbij het IP-adres van je toestel — verder sturen we hem niets over jou of je klanten mee.

En twee gevallen waarin jij zelf gegevens naar een dienst van jouw keuze stuurt. Zet je op je profiel de agenda-link aan (standaard staat die uit), dan haalt de agenda-app die jij kiest (bv. die van Apple, Google of Microsoft) je afspraken op — met de naam, het adres en het telefoonnummer van de klant — en bewaart ze in jouw agenda-account. Dat is een dienst die jij gebruikt, geen verwerker van ons; de link bevat enkel afspraken die je in Nomy zelf ook mag zien, en je zet hem op elk moment weer uit (dan werkt hij meteen niet meer). Tik je bij een afspraak op "Navigeer", dan opent je gsm de navigatie-app die jij kiest, met het adres van de klant ingevuld.

We geven gegevens ook door wanneer de wet ons daartoe verplicht (bv. op geldig verzoek van een overheid).

6. AI: waar je hem tegenkomt, en nooit voor training

De assistent in Nomy wordt aangestuurd door kunstmatige intelligentie (AI). Je praat dus niet met een mens, maar met een computerprogramma dat je taal begrijpt en zelf tekst opstelt. We zeggen dat ook in de app zelf, op elk scherm waar je met hem praat — hier staat het voor de volledigheid.

Wat dat concreet betekent: de assistent kan zich vergissen, en daarom legt hij elke stap die geld of klanten raakt eerst aan de zaakvoerder voor. Die kan ze aanpassen, goedkeuren of weigeren. De assistent voert niets uit op eigen houtje en gaat nooit zelf een gesprek aan met klanten. WhatsApp gebruiken we bovendien enkel in één richting: er vertrekken berichten naar klanten, maar antwoorden daarop worden niet gelezen of verwerkt — een klant die wil reageren, doet dat rechtstreeks bij het bedrijf, per e-mail of telefoon.

Teksten die de assistent opstelt (een offerte, een werfverslag, een e-mail) worden altijd door de zaakvoerder nagelezen en goedgekeurd vóór ze vertrekken. Ze gaan buiten onder de naam van dat bedrijf, niet onder die van Nomy.

En dit is een bewuste keuze, geen bijzaak: je gegevens worden nooit gebruikt om AI-modellen te trainen. De AI-assistent gebruikt je gegevens enkel om, op dat moment, jouw opdracht uit te voeren.

7. Hoe lang bewaren we je gegevens?

Zolang je een werkruimte bij ons hebt, bewaren we je gegevens zodat de dienst kan werken. Verwijder je een klant of een werkruimte, dan "archiveren" we die eerst (zodat je cijfers van vroeger blijven kloppen) en verwijderen we ze daarna volgens onze bewaartermijnen. Gegevens die de wet ons oplegt te bewaren (zoals facturen voor de boekhouding), houden we bij zolang die wettelijke termijn loopt.

8. Ben je zelf ondernemer die Nomy gebruikt?

Dan verwerken wij de gegevens van jóuw klanten in jouw opdracht. De afspraken daarover (wat wij wel en niet mogen doen met die gegevens) vormen samen een verwerkersovereenkomst. Wil je die formeel op papier? Vraag ze aan via bart@nomy.be.

9. Je rechten

Je hebt volgens de AVG het recht om:

• je gegevens in te kijken en een kopie te vragen;
• ze te laten verbeteren als iets fout is;
• ze te laten verwijderen (binnen de wettelijke grenzen);
• de verwerking te beperken of er bezwaar tegen te maken;
• je gegevens over te dragen naar een andere dienst.

Een recht uitoefenen? Mail bart@nomy.be. We reageren binnen de wettelijke termijn. Ben je niet tevreden met hoe we je verzoek behandelen, dan kan je klacht neerleggen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (gegevensbeschermingsautoriteit.be).

10. Cookies

Nomy gebruikt enkel de strikt noodzakelijke cookies om je aangemeld te houden en de app veilig te laten werken. We gebruiken geen reclame-cookies en volgen je niet over andere websites.

11. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen: versleutelde wachtwoorden en verbindingen, toegang enkel voor wie het nodig heeft, en een controlespoor van wat er in de app gebeurt. Geen enkel systeem is 100% waterdicht, maar we doen er alles aan om je gegevens veilig te houden.

12. Wijzigingen aan dit beleid

Passen we dit beleid aan, dan updaten we de datum bovenaan. Bij een belangrijke wijziging brengen we je op de hoogte via de app of per e-mail.